Allgemeine Geschäftsbedingungen für Bewerber und Kandidaten

1.1 Anwendungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Bewerber und Kandidaten (nachfolgend „Bewerber"), die sich im Rahmen von Personalvermittlungsverfahren bei Andreas Hink Unternehmens- und Personalberatung (nachfolgend „Personalberatung") bewerben oder von der Personalberatung angesprochen werden.

1.2 Leistungsspektrum der Personalberatung

Die Personalberatung erbringt folgende Dienstleistungen:

• Suche und Auswahl von Führungs- und Spezialistenkräften (Executive Search)
• Management Audits und Teamanalysen
• Coaching und Beratung von Führungskräften
• Entwicklung von Talent-Management-Strategien
• Nachfolgeplanung

1.3 Rechtsverhältnis

Zwischen der Personalberatung und dem suchenden Unternehmen (Auftraggeber) besteht ein Vermittlungsvertrag. Die Personalberatung handelt im Namen und für Rechnung des Auftraggebers. Zwischen der Personalberatung und dem Bewerber entsteht kein Vermittlungsvertrag. Der Bewerber hat gegenüber der Personalberatung keinen Anspruch auf Vermittlung.

1.4 Vertragsgrundlage

Diese AGB bilden die Geschäftsgrundlage für die Zusammenarbeit zwischen Personalberatung und Bewerber. Mit der Übermittlung von Bewerbungsunterlagen oder der Teilnahme am Auswahlverfahren erkennt der Bewerber diese AGB ausdrücklich an.

2.1 Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO:

Andreas Hink
Andreas Hink Unternehmens- und Personalberatung
Barbarossaring 11, 55118 Mainz
Telefon: +49 173 653 50 75
E-Mail: info@hink.de

2.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG für die Verarbeitung von Bewerberdaten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

b) Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO für berechtigte Interessen der Personalberatung an der ordnungsgemäßen Durchführung des Vermittlungsverfahrens

c) Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO nur bei ausdrücklicher Einwilligung für darüber hinausgehende Verarbeitungen

2.3 Kategorien verarbeiteter Daten

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

• Bewerbungsdaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen
• Gesprächsdokumentation: Protokolle aus Interviews und Auswahlgesprächen
• Assessment-Ergebnisse: Persönlichkeitsprofile, Potentialanalysen, Referenzergebnisse
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Informationen bei Online-Bewerbungen

2.4 Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich für folgende Zwecke:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens
• Beurteilung der fachlichen und persönlichen Eignung
• Weiterleitung qualifizierter Kandidatenprofile an den Auftraggeber
• Dokumentation des Auswahlprozesses
• Rechtliche Compliance und Qualitätssicherung

2.5 Speicherdauer und Löschung

• Bewerbungsdaten: 12 Monate nach Abschluss des Vermittlungsverfahrens
• Erfolgreiche Vermittlungen: 3 Jahre für Nachbesetzungsgarantie und rechtliche Dokumentation
• Nachbesetzungsverfahren: Bei erfolgreich vermittelten Kandidaten, die innerhalb der ersten 6 Monate ausscheiden, können Daten für Nachbesetzungsverfahren erneut verarbeitet werden
• Talentpool: Nur bei ausdrücklicher Einwilligung bis zu 24 Monate für zukünftige Positionen
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Soweit gesetzlich vorgeschrieben (max. 10 Jahre)

2.6 Datenweitergabe und gemeinsame Verantwortlichkeit

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Personalberatung und Auftraggeber sind gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO für die Verarbeitung von Kandidatendaten. Die jeweiligen Verantwortlichkeiten sind in gesonderter Vereinbarung zwischen den Parteien geregelt.

Eine Weitergabe von Bewerberdaten erfolgt ausschließlich:

• An den Auftraggeber zur Durchführung des Auswahlverfahrens
• An beauftragte Auftragsverarbeiter (siehe § 2.7)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung

2.7 Auftragsverarbeitung und eingesetzte Tools

a) Technische Dienstleister:

• Hosting: Vercel Inc. (CDN mit EU-Regionen, SSL-Verschlüsselung)
• Datenbank: Supabase (PostgreSQL, EU-Server, verschlüsselt)
• E-Mail-Versand: Goneo Internet GmbH (SMTP, Server in Deutschland)
• Website-Analyse: Google Analytics 4 (anonymisierte IP-Adressen)

b) KI-gestützte Analyse:

• Kandidatenanalyse: DeepSeek API (unterstützend, keine automatisierten Entscheidungen)
• Dokumentenspeicherung: Supabase Storage (verschlüsselt, EU)

Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet und gewährleisten angemessene Datenschutzstandards.

3.1 Bewerbungseingang und Sichtung

• Bewerbungen erfolgen über das Bewerberportal auf www.hink.de
• Die Personalberatung prüft eingegangene Bewerbungen anhand der Anforderungskriterien
• Bei Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil erfolgt Weiterleitung an den Auftraggeber
• Keine Verpflichtung zur Weiterleitung aller Bewerbungen

3.2 Auswahlverfahren

Das Auswahlverfahren kann folgende Elemente umfassen:

a) Interview-Verfahren:

• Persönliche oder Video-Gespräche zur fachlichen und persönlichen Beurteilung
• Dokumentation der Gesprächsergebnisse für den Auftraggeber

b) Referenz-Einholung:

• Bewerber benennen selbst ausgewählte Referenzgeber
• Vertraulichkeit: Referenzergebnisse werden nicht an Bewerber weitergegeben

3.3 Digitale Tools und KI-Einsatz

• Einsatz von KI-gestützten Analyse-Tools erfolgt nur unterstützend
• KI-Tools werden für CV-Analysen, Vorauswahl und Vergleichsbewertungen eingesetzt
• Automatisierte Entscheidungen werden stets manuell überprüft
• Bewerber werden über KI-Einsatz transparent informiert
• Recht auf rein menschliche Entscheidungsfindung bleibt gewährleistet

Transparenz bei KI-Nutzung: Auf Anfrage erhalten Bewerber Auskunft über:

• Welche KI-Tools bei ihrer Bewerbung eingesetzt wurden
• Nach welchen Kriterien die KI-Analyse erfolgte
• Wie das KI-Ergebnis in die Gesamtbewertung einfloss
• Welche finale menschliche Bewertung getroffen wurde

4.1 Informationspflichten des Bewerbers

Der Bewerber verpflichtet sich:

• Vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen
• Alle für die Bewertung relevanten Unterlagen bereitzustellen
• Änderungen der Kontaktdaten oder des Interessenstatus unverzüglich mitzuteilen
• Vertraulich mit erhaltenen Informationen über den Auftraggeber umzugehen

4.2 Betroffenenrechte nach DSGVO

Der Bewerber hat folgende Rechte:

4.3 Kostenerstattung

Die Personalberatung übernimmt keine Erstattung von Bewerbungs- oder Reisekosten des Bewerbers.

5.1 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Die Personalberatung beachtet die Bestimmungen des AGG und führt Auswahlverfahren diskriminierungsfrei durch. Benachteiligungen aufgrund von:

• Ethnischer Herkunft oder Rasse
• Geschlecht oder sexueller Identität
• Religion oder Weltanschauung
• Behinderung oder chronischer Erkrankung
• Alter sind unzulässig, soweit nicht sachlich gerechtfertigt.

5.2 Hinweisgeberschutz (HinSchG)

Die Personalberatung verfügt über interne Compliance-Strukturen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz und unterstützt Hinweisgeber. Vertrauliche Meldungen können unter info@hink.de eingereicht werden. Bewerber können Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien ohne Furcht vor Repressalien melden.

5.3 Diversity und Nachhaltigkeit

Bei der Kandidatenauswahl werden Aspekte der Diversität, Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung angemessen berücksichtigt.

6.1 Vertraulichkeitsverpflichtung

Beide Parteien verpflichten sich zur strengsten Vertraulichkeit über alle im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bekannt gewordenen Informationen.

6.2 Technische Sicherheitsmaßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung bei Datenübertragung (256-Bit)
• Hosting auf Vercel mit automatischen Sicherheits-Updates
• Datenbank-Verschlüsselung über Supabase (PostgreSQL, EU-Region)
• Regelmäßige Sicherheits-Updates und Monitoring

6.3 Organisatorische Maßnahmen

• Zugriffskontrollen für Bewerberdaten
• Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten
• Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen

7.1 Haftungsbeschränkung

Die Personalberatung gewährleistet fachgerechtes und marktübliches Vorgehen bei der Kandidatenauswahl. Eine Haftung dafür, dass bestimmte Erwartungen des Bewerbers bezüglich beruflicher Entwicklung eintreten, wird ausgeschlossen.

7.2 Haftungsausschluss

Die Haftung der Personalberatung ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Bei grober Fahrlässigkeit ist die Haftung auf vorhersehbare, typische Schäden begrenzt. Die Haftung für Personenschäden bleibt unberührt.

7.3 Freistellung

Der Bewerber stellt die Personalberatung von Ansprüchen Dritter frei, die aus unrichtigen oder unvollständigen Angaben des Bewerbers resultieren.

8.1 Beendigung der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit endet automatisch mit:

• Abschluss des Vermittlungsverfahrens
• Rücknahme der Bewerbung durch den Bewerber
• Widerruf der Datenverarbeitung durch den Bewerber

8.2 Datenbehandlung nach Vertragsende

Nach Beendigung werden personenbezogene Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den in § 2.5 genannten Speicherdauern behandelt.

9.1 Technologieentwicklung

Die Personalberatung behält sich vor, neue digitale Tools und Technologien einzusetzen, um die Qualität und Effizienz des Auswahlverfahrens zu verbessern. Bewerber werden über wesentliche Änderungen informiert.

9.2 KI und automatisierte Verfahren

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (für CV-Analysen und Kandidatenvergleiche) erfolgt transparent und ergänzend zur menschlichen Beurteilung.

Dokumentation und Auskunftsrecht: Bewerber haben das Recht auf detaillierte Auskunft über:

• Art und Zweck der eingesetzten KI-Tools
• Spezifische Bewertungskriterien der automatisierten Analyse
• Ranking oder Bewertungsergebnis der KI-Auswertung
• Integration des KI-Ergebnisses in die finale menschliche Entscheidung

10.1 Änderungen der AGB

Änderungen dieser AGB werden dem Bewerber rechtzeitig mitgeteilt. Sie gelten als genehmigt, wenn der Bewerber nicht innerhalb von vier Wochen nach Mitteilung widerspricht.

10.2 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Unwirksame Bestimmungen werden durch rechtswirksame ersetzt, die dem ursprünglich gewollten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommen.

10.3 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist Mainz, sofern der Bewerber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

10.4 Kontakt und Beschwerden

Bei Fragen, Beschwerden oder zur Ausübung von Betroffenenrechten wenden Sie sich an:

Andreas Hink
Andreas Hink Unternehmens- und Personalberatung
Barbarossaring 11, 55118 Mainz
E-Mail: info@hink.de
Telefon: +49 173 653 50 75

Datenschutzbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de